Ebben a cikkben az ügyfeleim által is nagyon szeretett, hatékony időgazdálkodást segítő eszközt, az Eisenhower mátrixot szeretném neked bemutatni.
Illetve ennek mentén adok tippeket, hogy neked is legyen időd mindenre, ami fontos számora.
Az Eisenhower- mátrix alkalmazása
Az időgazdálkodás az egyik legnagyobb kihívás, amivel mind a munkádban, vállalkozásodban, mind a magánéletedben szembesülhetsz. Gyakran érezheted úgy, hogy sok teendő nyomja a válladat és kevés a 24 óra.
Hogyan lehet egyszerűsíteni a prioritásokat?
Az időgazdálkodás nehézsége gyakran abból fakad, hogy sok, több féle feladattal egyensúlyozol, illetve egyszerre több szerepet töltesz be. Elveszhet a napi teendőid között a lényegre való összpontosítás, mindent egyformán fontosnak érzel és nem tudod, mire koncentrálj.
Megoldás: tervezés és szervezés
Érdemes előre megtervezni legalább heti lebontásban, hogy mikor mivel fogsz foglalkozni.
Ehhez először készíts egy listát a feladataidról, amiket azon a héten szeretnél elvégezni. Illetve érdemes naponta is átnézned a teendő listádat.
Érdemes este időt szánni a másnapi feladataid átgondolására, hogy másnap reggel már a megvalósításon tudj dolgozni.
Szelektálj
Jó, ha a teendő listádon olyan feladatok vannak, amik számodra fontosak és relevánsak.
Te szeretnéd őket elvégezni (nemcsak más kedvéért “muszáj” megtenned) és valóban csak te tudod elvégezni.
Ebben a szelektálásban nagy segítségedre lehet
Az Eisenhower-mátrix alkalmazása
Ez az egyszerű, de hatékony módszer segít abban, hogy megkülönböztesd az igazán fontos feladataidat azoktól, amelyek csak elfoglalnak, de nem visznek téged előrébb.
Az Eisenhower- mátrix négy kategóriára osztja a teendőidet fontosság és sürgősség alapján:
- Fontos és sürgős: pl. váratlan igény, vagy hirtelen problémák. Ezek a tűzoltás jellegű feladatok, foglalkozni kell velük, de ettől még nem biztos, hogy ezekkel érdemes kezdened a napodat.
- Fontos, de nem sürgős: ide tartozik a valódi munkád, ami előre visz téged. Ezeket a feladatokat érdemes a napod produktív időszakára időzíteni, amikor kipihent, koncentrált vagy és hatékonyan tudsz haladni.
- Nem fontos, de sürgős: ide tartoznak a szükséges teendők, az adminisztráció. Ezeknél a feladatoknál érdemes lehet akár valamilyen egyszerűsítést keresned: delegálnod másnak vagy automatizált megoldást kialakítani.
- Nem fontos és nem sürgős: az időrabló emailek, telefonhívások, felesleges megbeszélések, mások általi szívességkérések (“csak egy gyors tanácsra lenne szükségem”). Ezek a másiknak fontosak, de neked nem, így érdemes arra törekedned, hogy minél kevesebb legyen ezekből.
Hogyan használd az Eisenhower mátrixot?
| SÜRGŐS | NEM SÜRGŐS | |
| FONTOS | 1. Csináld meg! (Tűzoltás) | 2. Tervezd be! (Üzletfejlesztés) |
| NEM FONTOS | 3. Delegáld! | 4. Mondj nemet! |
- Végezz heti egyszer “teendő auditot”. Sorold fel az összes feladatodat és oszd be őket a mátrixba.
- Az 1. kategóriát kezeld gyorsan, de próbáld alacsonyan tartani az ide tartozó feladatok számát hosszú távon.
- A 2. kategória legyen a fókuszod középpontjában, ezekre koncentrálj a produktív, effektív óriádban (a legtöbb embernél ez a reggeli- délelőtti időszak, de lehet, hogy nálad pont a késő délután- este lesz a nyerő)
- Próbáld meg delegálni a 3. kategóriába tartozó feladatokat és mondj nemet a 4.-hez tartozókra.
Ha megvannak a feladataid, akkor következő lépésként írd melléjük, hogy reálisan mennyi időt vesznek igénybe.
Hajlamosak vagyunk alultervezni az egyes feladatokhoz szükséges időt, így érdemes lehet először egy stopperrel lemérni, hogy az adott tevékenység ténylegesen mennyi időt vesz igénybe.
Ezután vezesd be a feladatokat a naptáradba és igyekezz ahhoz tartani is magad!
További, időgazdálkodásodat segítő gyakorlatokért töltsd le a díjmentes, Hatékony időgazdálkodás segédletet ide kattintva!