Gyakorlatok az eredményes munkához
Az egy feladatra való fókuszálás helyett gyakran szétapródsz a sok kis feladat között. Gyorsan válaszolsz egy email-re, csipog a cset, gyorsan ránézel és hipp-hopp elment fél óra.
Megpróbálsz visszatérni a fontos feladatodba, amibe belekezdtél, de már szanaszét futnak a gondolataid.
Vagy nem is tudod elkezdeni a fókuszált munkát, mert helyette inkább a tűzoltással foglalkozol és úgy ér véget a napod, hogy úgy érzed, semmit nem haladtál.
Ismerd fel a fontos feladataidat és dedikálj nekik időt
Ha hajlamos vagy szétszóródni, a sok apró feladatban elveszni és görgetni a fontos, de kevésbé sürgős teendőidet, akkor először is írj egy listát a feladataidról (ne a fejedben tárold őket, hanem papíron vagy egy telefonos alkalmazásban, úgy sokkal hatékonyabb ;).
Ezután pedig priorizálj!
Ehhez egy szuper eszköz az Eisenhower-mátrix, amiről ebben a korábbi blog cikkben olvashatsz.
Ha megvan, mire szeretnél fókuszálni, akkor köteleződj el mellette.
Jelölj ki a napodban olyan időszakot, amikor csak egy adott feladattal foglalkozol. Ezt az időt írd is be a naptáradba és valóban ez legyen a fókuszodban.
Fókuszálj a produktív időszakodban
Figyeld meg, hogy mikor vagy igazán aktív szellemileg és időzítsd ilyenkorra a több gondolkodást, alkotó tevékenységet, koncentrálást igénylő feladataidat (ahelyett, hogy ilyenkor válaszolsz az emailekre, oldod meg az összes felmerülő problémát, stb).
Ez a legtöbb embernél a reggeli- délelőtti órák, de lehet, hogy ez nálad inkább a délutáni- esti órákat fogja jelenteni.
Ahhoz, hogy valóban fókuszálni tudj, fontos, hogy az erre szánt időszakban szűntess meg minden zavaró tényezőt: kapcsolj ki minden értesítést a gépedről (zárd be a csetet, a levelező fiókodat), illetve fizikailag is szűntess meg minden zavaró tényezőt (pl. irodában vagy otthon vonulj olyan helyre, ahol senki nem tud téged addig elérni).
Sokat segít a hatékonyságodon, a fókuszált munkavégzéseden, ha kijelölsz egy fix idősávot, amit az adott tevékenységre szánsz.
Ez egyrészt segít elköteleződni, másrészt ha tudod, hogy ennyi időt szánsz/ szánhatsz az adott feladatra, legtöbbször elegendőnek is bizonyul ez az idő ahhoz, hogy valóban végezz.
Próbáld ki a Pomodoro módszert
A Pomodoro módszer egy fókuszált munkavégzést (vagy tanulást) segítő gyakorlat. A lényege, hogy rövid sprintekben koncentrálsz, amikor valóban oda kötelezed magad a feladatodhoz, majd rövid szünetet tartasz és folytatod egy újabb sprinttel. A módszer 25 perces fókuszált időszakokat javasol.
Hogyan használd?
- Állíts be egy ébresztőt, időzítőt 25 perc múlvára és ha megszólal, hagyd abba a munkát ott, ameddig jutottál.
- Ezután tarts 5 perc szünetet és frissítsd fel magad- mozogj, igyál, stb.
- Nyugodtan ismételd meg ezt a blokkot. Maximum 3-4-et érdemes egymás után, amik alatt fókuszálhatsz ugyanarra a feladatra, de lehet mindegyik 25 perces időszaknak más célja is.
- Ezek után tarts egy nagyobb, legalább fél órás szünetet. A szüneteket ne csald el, ez ahhoz szükséges, hogy maradjon energiád a nap végére is.
- A 25 perces fókuszált idők alatt zárj ki minden zavaró tényezőt: kapcsold ki az értesítéseket a gépeden és a telefonodon is, zárd be az email fiókot, a cseteket, stb.
Egy alternatíva- 50 perces fókuszálás
Pongor Juhász Attila Időmilliomos című könyvében találkoztam ezzel a módszerrel. A lényege ugyanaz, mint a Pomodoro módszernek, a különbség csak az idő intervallumban van.
Eszerint a megközelítés szerint 50 perces fókuszálási időt tarts, amikor csak az adott időszakra kitűzött feladat elvégzésén dolgozol.
A Pomodoro módszer javaslatai itt is érvényesek:
- Kapcsolj ki minden értesítést és zavaró tényezőt
- Állíts be egy ébresztőt 50 perc múlvára, és hagyd abba a munkát (függetlenül attól, hogy végeztél-e vele), majd utána tarts 10 perc szünetet, amikor átmozgatod magad, felfrissülsz
- Ha van rá időd, akkor ismételd meg még egyszer ezt az 50 perces fókuszálást, majd tarts egy hosszabb, legalább 20-30 perces szünetet.
- Nem baj, hanem tökéletes a feladat, amit csináltál. Ha elég jó, az már elegendő.
Mikor hasznosak ezek a módszerek?
Ha hajlamos vagy a maximalizmusra és a tökéletességig szépítgeted a feladatot, akkor érdemes lehet eldöntened, hogy mennyi 25 vagy 50 perces időszakot szánsz a feladatra és ha már elég jó, akkor késznek tekinted, nem töltesz több időt a tökéletesítésével.
Ez a két módszer nagyon sokat segít abban, hogy fókuszálj a fontos feladataidra, és úgy érezd, hogy hatékony vagy, haladsz, a nap végére mennyi mindent elvégeztél.
De segít abban is, hogy felturbózd a sebességedet. Lehet, hogy eredeileg úgy gondolod, hogy 2-3 órát vesz igénybe egy teendő, de a fókuszálásnak köszönhetően azt veheted észre, hogy az 50 perces etapod végére végeztél is vele.
De a nemszeretem feladatokra is könnyebben rá tudod venni magadat ezek segítségével, eldöntve, hogy pl. 25 percet szánsz az adott tevékenységre (pl. porszívózás, adminisztráció) és ameddig eljutsz ennyi idő alatt, annyit haladtál.
Lehet, hogy 25 perc alatt nem érsz a feladat végére, de mégis haladsz és biztosan előrébb leszel, mintha csak halogatnád, mert nem szereted.
További, időgazdálkodásodat segítő gyakorlatokért töltsd le a díjmentes, Hatékony időgazdálkodás segédletet ide kattintva!